Отдел продаж можно смело назвать одним из ключевых в любой компании, ведь именно эти специалисты приносят прибыль и напрямую взаимодействуют с клиентами. Чтобы команда работала слаженно и продуктивно, ее должен вести за собой компетентный и опытный специалист, лидер по натуре.
Рассказываем о функциях руководителя отдела продаж и основных пунктах его должностной инструкции.
Руководитель отдела продаж (РОП) — специалист, который развивает сервис и клиентскую базу, создает и налаживает систему сбыта продукции компании. Он разрабатывает стратегию реализации товаров и услуг, обучает менеджеров, контролирует тендерную и маркетинговую работу.
Обычно начальником отдела становится амбициозный человек, который способен:
мотивировать и вдохновлять подчиненных;
брать на себя ответственность и принимать сложные решения;
вести переговоры и выстраивать постоянные коммуникации с клиентами, партнерами и коллегами.
Чтобы эффективно достигать поставленных целей, РОП должен:
планировать и декомпозировать задачи;
анализировать результаты работы и давать подробную обратную связь;
знать технологии продаж и принципы управления бизнес-процессами.
Стандарта для составления этого документа нет, но в нем предусмотрены ключевые разделы, которые прописывает и дополняет каждая компания. Рассмотрим их подробнее.
Основные положения
В этом пункте указывают, кто имеет право назначать и увольнять РОПа, а также кому он подчиняется. Как правило, это один и тот же человек — директор организации или его заместитель. Здесь же пишут, кто может выполнять функции руководителя во время его отсутствия.
Также в основных положениях прописывают квалификационные стандарты, которым должен соответствовать РОП. Обычно на эту должность приглашают кандидата с высшим экономическим образованием, опытом работы в продажах не менее трех лет, отличными знаниями правил и принципов документооборота и финансовых операций.
Еще руководитель отдела продаж обязан хорошо знать законы РФ. Это важно, так как именно он будет в итоге отвечать за юридическую грамотность заключенных сделок, анализировать и прогнозировать коммерческие показатели.
Какие функции выполняет
В пункте «Функции» отражают ключевые обязанности начальника отдела продаж. Обычно он:
организует сбыт;
контролирует ведение клиентской базы и выполнение плана продаж;
разрабатывает ценовую политику совместно с владельцем бизнеса и маркетологами;
прогнозирует спрос на отдельные товарные категории;
выстраивает отношения с партнерами и клиентами;
налаживает взаимодействие между своим отделом и другими структурными подразделениями компании — например с отделом закупок или колл-центром;
исследует тенденции рынка;
проводит собеседования с кандидатами на должность менеджера отдела продаж.
Отдельно указывают, какие мероприятия РОП должен проводить в рамках обучения и повышения квалификации подчиненных.
За что несет ответственность
Руководителя отдела продаж могут привлечь к ответственности, если бизнес понес ущерб из-за его непрофессиональных действий. Например, именно он должен контролировать качество выполнения обязанностей подчиненными, не допускать, чтобы они нарушали трудовое законодательство и устав компании на рабочих местах. Также ему нельзя передавать конфиденциальную информацию третьим лицам — тем, кто не является сотрудниками предприятия.
Какими правами обладает
Специалист может:
набирать и обучать сотрудников;
поощрять и применять санкции к членам команды;
подписывать документы, которые касаются организации процесса продаж;
ставить задачи и требовать конкретного результата;
действовать от лица организации во время переговоров;
запрашивать информацию у других руководителей и подразделений компании.
Владельцу компании важно следить, чтобы права РОПа были реальными, а не формальными. Такой подход позволит директору по продажам выполнять свои обязанности в полной мере.
С кем контактирует
Решая рабочие вопросы, руководитель отдела продаж взаимодействует с разными специалистами. Например, начальник службы безопасности помогает проверить контрагентов, финансовый директор — наладить своевременную оплату поставщикам, а кадровик — провести собеседование и отобрать подходящих кандидатов на работу в отдел.
Их 7. Остановимся подробно на каждой из них.
Планирование. РОП должен время от времени увеличивать объем продаж. Это нужно, чтобы предприятие было конкурентоспособным, увеличивало прибыль, расширяло сферу влияния и удерживало позиции на рынке.
Чтобы понять, как и какую прибыль может принести отдел, руководитель:
анализирует продуктивность отдельных членов команды;
собирает информацию о проведенных и предстоящих сделках;
составляет внутренний план продаж;
сравнивает его с тем, что от него требует директор организации.
Обычно план, исходящий от руководства компании, основан на фактических расходах и запланированной прибыли, результатах за прошлые периоды и прибавке на рост. Зная разницу между «есть» и «надо», РОП корректирует работу подчиненных и, оценивая потенциал каждого из них, мотивирует их на достижение более высоких результатов.
Декомпозиция целей. Декомпозиция предполагает деление глобальной цели на мелкие, достижение которых поручают отдельным сотрудникам.
Например, директор установил план в 2 млн рублей в месяц. РОП определяет, какую часть от месячного объема продаж должен «принести» каждый подчиненный. При этом он учитывает численность отдела, опыт и потенциал каждого сотрудника и количество рабочих дней.
Мотивация. РОПу важно понимать, что подчиненные — не роботы, а обычные люди. Иногда бывает недостаточно поставить цель и требовать ее достижения — работников нужно мотивировать на достижение результата. Например, выплачивать более успешным членам команды фиксированную премию за перевыполнение плана и время от времени организовывать корпоративные мероприятия, чтобы повысить сплоченность коллектива.
Организация. РОП должен уметь организовывать и направлять подчиненных. Это нужно, чтобы менеджеры точно знали:
дедлайны;
основные метрики оценки собственной эффективности;
каких результатов от них ждут;
какие инструменты они могут использовать для достижения цели.
Для этого начальник устанавливает регламенты, предоставляет сотрудникам инструменты для качественного выполнения обязанностей, налаживает взаимодействие между отделами.
Контроль. Отлаженная система контроля помогает руководителю отслеживать промежуточные и итоговые результаты работы отдела. Для этого он должен проводить регулярные планерки, обсуждать на них актуальные вопросы и решать текущие проблемы подчиненных, оценивать их успеваемость и выполнение плана. Для сбора информации и отчетности менеджеров можно использовать CRM, записывать разговоры с клиентами, вести карту рабочего дня с оптимизацией.
Используйте виртуальную АТС MANGO OFFICE, чтобы записывать разговоры с клиентами. Инструмент позволит скорректировать скрипты продаж и провести работу над ошибками с менеджерами. Система автоматически формирует отчеты, распределяя информацию по ключевым фразам, стоимости лидов и каналам связи.
Обучение. РОП обязан анализировать ошибки и недочеты в работе подчиненных, при необходимости организовывать их обучение. Он может самостоятельно проводить тренинги или приглашать профильных специалистов.
Обычно беседы, короткие курсы или вебинары проводят при найме: новый сотрудник не знает всех нюансов работы в компании, поэтому нуждается в погружении в рабочие процессы.
Другое дело — ситуативное и проблемное обучение. В этих случаях РОП основывается на том, какие рабочие ситуации вызывают у сотрудников его отдела сложности или какие показатели нужно «подтянуть». На основе этих данных он составляет программу и делает упор на «слабые места», чтобы в дальнейшем подчиненные легко справлялись с задачами и могли работать эффективнее.
Еще одна разновидность обучения — квалификационное. Руководитель сам изучает новые техники продаж и рассказывает о них подчиненным.
Ведение отчетности. Начальник отдела продаж обязан сообщать директору компании об успехах и неудачах на вверенном ему участке. Обычно он докладывает о динамике финансовых показателей, проценте выполнения плана, продуктивности подчиненных, описывает дальнейшие перспективы развития продаж, взаимодействия с клиентами и партнерами. РОП сдает отчеты каждый день, неделю, месяц, квартал и год.
Иногда продажи путают с маркетингом и считают, что одна из задач РОПа — привлекать в компанию потенциальных клиентов и заинтересовывать их в покупке продукта. Но это не так. Руководитель отдела продаж должен «закрывать» сделки и обеспечивать рост показателя LTV — «жизненной ценности» каждого клиента, прибыли, которую он приносит в течение всего времени сотрудничества с компанией.
РОП, в отличие от коммерческого директора, не контролирует хозяйственную деятельность компании.
Руководитель отдела продаж обеспечивает сбыт продукции, увеличивает его объем и контролирует работу менеджеров.
Обычно РОП — амбициозный, ответственный, рассудительный человек с ярко выраженными лидерскими качествами и успешным опытом активных продаж.
Он должен знать основные принципы управления бизнес-процессами, техники продаж и правила ведения переговоров.
В задачи руководителя отдела продаж входят планирование, декомпозиция целей, мотивация, организация, контроль, обучение, ведение отчетности.
РОП подчиняется руководителю компании, редко — коммерческому директору.